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自治体をとりまく、文書管理の現状

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文書管理は他の業務と比較して法改正などが少ないことから、デジタル化・システム化のための予算確保が難しい傾向にあります。しかし、自治体においては、災害時の事業継続や公文書管理法への対応といった観点から、文書のデジタル化・システム化の機運が高まっていると言えるでしょう。

文書管理を取り巻く三つの課題

1.災害時の事業継続

東日本大震災では、紙で保管されていた文書が浸水し判読不能になったり、固着して開くことができなくなったりして、業務復旧に時間がかかった自治体がありました。震災後に国立公文書館や国立国会図書館などが、資料修復に関する手順や情報をとりまとめていますが、やはり紙文書のみの保管は消失の可能性が高いことが改めて認識されました。

東日本大震災関連情報(図書館・文書館資料の復旧)(国立国会図書館)
[URL]http://www.ndl.go.jp/jp/aboutus/data_preserve110317.html

2.マイクロフィルムの劣化

長期保管を要する紙文書をマイクロフィルムに焼いている自治体も多いと思いますが、最近はマイクロフィルムの劣化問題が指摘されています。

もちろん、適切な環境(低温、低湿、ホコリの少ない環境)のもとで保存されていれば問題ありませんが、高温多湿といった悪環境にフィルムを放置したことで、劣化して復旧できなくなるというケースが発生しています。

3.公文書管理法への対応

2011年4月1日に、公文書等(*)の管理に関する法律(通称・公文書管理法)が施行されました。同法では、公文書を管理するための統一的なルールが定められ、文書の作成から保存、廃棄までの過程とその処理について適正化が求められています。具体的には、各府省内で文書を作成、保存し、保管期限が切れた重要な文書を国立公文書館に移管すること、歴史的公文書の適切な保存と利用方法などを定めています。

*公文書管理法で管理の対象となる文書は、「行政文書」、「法人文書」、「特定歴史公文書等」となっています(これら三つを総称して「公文書等」と定義しています)。出典:内閣府Web「対象となる文書」

紙文書のデジタル化、文書管理のシステム化

では、このような状況に対して、自治体が取るべき有効な施策とはどのようなものでしょうか。

まず、突然の災害や媒体の劣化によるデータの消失を避けるには、紙文書のデジタル化が必須です。デジタル化した文書は、簡単に複製でき、ネットワークを使って遠隔地のサーバーに転送することも可能です。耐震やセキュリティに配慮されたデータセンターにバックアップをとっておけば、消失のリスクはかなり低減できるでしょう。

また、公文書管理法に則った文書管理を行うには、文書管理システムの導入が有効です。デジタル化した文書を、文書管理システムを通じて処理することにより、文書管理事務を的確かつ効率的に行うことが可能になります。
公文書管理法では、自治体の文書管理を努力義務としていますが、災害時の事業継続や文書の消失・劣化などのリスク回避の観点から、自治体の紙文書のデジタル化や、文書管理のシステム化を改めて検討する価値があるでしょう。

  • 文書管理ソリューション
    • *「文書管理ソリューション」は「ADWORLD 文書管理システム」(日立公共システム)の旧製品名です。

(2012年1月25日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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