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自治体オフィスのスリム化

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近年、遊休施設の活用や運用管理に要する固定費削減など、コストパフォーマンスを意識した自治体施設のスリム化が求められています。施設の統合・集約、建て替えといったハード面での施策や、運営を指定管理者へアウトソーシングするといった制度面での施策など、スリム化にもさまざまな方法がありますが、今回はICTを活用したオフィスのスリム化について見ていきましょう。

サーバールームはもう限界!?限られたスペースを有効活用するには……

まず、ICT担当者にとって身近な、庁内のサーバールームに注目しましょう。
ここ十数年の急激なICT化の動きにともない、次々と業務システムを導入した結果、サーバーの増設ペースに施設が追いつかずにもう限界……という自治体も多いのではないでしょうか。特に都市部の自治体では庁舎スペースの制約が厳しく、空調や耐荷重などの面でもサーバーの設置場所に苦慮されているケースが多いようです。

この問題を解決するには、省スペース型のサーバーやストレージへのリプレースが有効です。「ブレードサーバー」と呼ばれる高集約型のサーバーや、ストレージやネットワークスイッチが一体化した統合環境などを導入すれば、大幅なスペースの削減が可能です。さらに、仮想化技術などを活用すれば、各業務システムで使用するストレージやサーバーを一元管理できるため、さらなる省スペース化に加え、運用面のスリム化といった効果も期待できます。

また、自治体クラウドの導入もサーバールームのスリム化に有効です。データセンターを利用するSaaS型や共同利用型であれば、庁舎内のサーバールームに業務サーバーを置く必要がなくなります。

ネットワークプリンターとシンクライアントの導入でオフィスをすっきり

自治体のオフィスでは、職員の事務用PCの他に業務専用端末が設置されているのが一般的かと思います。各業務ごとに異なる端末を使用していたり、端末ごとにプリンターを接続していたりすると、どうしてもオフィス内にマシンがぎっしり、といった光景になってしまいがちです。これらの機器を削減する方法もあります。

まずはプリンターですが、複数の機器で共有できるよう、ネットワークプリンターを導入しましょう。ただ、業務システムで出力する帳票には住民の個人情報などが含まれるため、プリンターを共有にすると紙の取り忘れや長時間放置などによる情報漏えいのリスクが心配です。

そこで最近注目されているのが、セキュアなプリントシステムです。例えば日立の「指静脈認証プリントシステム」では、印刷した本人がプリンターの所に行き、認証装置に指をかざさないと帳票が印刷されない仕組みになっています。
このようなプリントシステムを選択すれば、安心してプリンターを共有することができ、省スペースと同時にセキュリティも強化できます。

次はオフィスPCの台数削減です。業務専用端末と、メールや一般事務などに使用する事務用PCを統合できれば、かなりの台数を削減できるでしょう。そこで、シンクライアント技術の出番です。職員の事務用PCをシンクライアントに換えれば、接続先を切り替えるだけでさまざまな業務システムの操作端末として活用でき、マシンの台数を削減できます。

フリーアドレスの導入でスペースを効率的に活用

民間企業では、シンクライアントを活用した「フリーアドレス・オフィス」の導入が広がっています。個人に固定席を割り当てず、共用席で仕事をする形態です。外回りや出張が多い部署では、オフィスの座席数を最小限に抑えられるので、スペースを効率的に使えます。自治体でも、窓口業務の対応部署などでは、同時に全員が在席していることはほとんどない、という職場もあるでしょう。このような部署でフリーアドレスを導入すれば、座席数を減らす代わりに一人ひとりの執務スペースを広く確保し、効率よく作業ができる環境を実現できます。

自治体運営のスリム化・効率化が叫ばれる昨今ですが、単純に施設や機器を「減らす」「やめる」だけでなく、働く職員にとって「過ごしやすい」「使いやすい」オフィスへ変身するチャンスにもなりそうです。ICTを駆使したスリム化の知恵を上手に活用していきましょう。

(2012年8月8日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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