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福島県国見町

現場拝見!導入事例ウォッチング

自治体向け文書管理システム「e-文書」

福島県国見町は、公文書管理法の施行をきっかけに文書管理のあり方を検討していましたが、東日本大震災で庁舎を利用できない状態となり、庁舎内の全文書の棚卸しを余儀なくされました。
全庁的に不要な文書の廃棄や新しい文書の分類方法の確立、文書管理勉強会などが行われ、文書管理に対する意識付けがなされました。さらに、2012年6月に自治体向け文書管理システム「e-文書」をクラウドサービスで導入し、効率的な文書管理を実現しています。

お客さまの問題

−従来の文書管理はどのように行われていましたか?

お客さま:国見町では以前から文書管理規定が定められていたものの、それが職員に根付いているかというとそうではありませんでした。文書の私物化といいますか、担当者しかそのありかがわからなかったり、個人の引き出しに入っていたりというような状況が散見されていました。これは個々の職員が悪いのではなく、文書管理規定の周知や啓蒙活動が不足していたというのが一番の原因だったと感じています。

システム導入後の効果

−システム導入から8ヶ月経過して、現在の状況はいかがですか?

お客さま:操作性を重視して選定したこともあり、職員も使いやすいようで、これまでシステムに対して苦情らしい苦情はありませんね。システム導入から現在までで、約8,000件の文書を「e-文書」で処理しています。また、文書管理を推進する立場からすると、システムからファイルの背表紙が出力される機能が便利で、この背表紙を貼っている文書は正しく管理されている文書、と一目でわかるようになりました。

−住民への情報提供というところでは効果がありますか?

お客さま:情報公開の請求件数の実績でいうと国見町はあまり多くありませんが、簡単な情報提供を求められた際に検索しやすくなったので、情報の活用は以前に比べてだいぶ良くなったと思います。文書というのは、町民の財産ですからね。誰でも検索できてありかがわかる、というのが一番の形です。

(2013年4月10日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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