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番号制度(5)影響調査と導入計画策定

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従来の制度改正とは異なる対応が必要

2013年5月に番号制度を規定した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、番号法)および他関連法が成立したことにより、2016年1月には個人番号の利用が、2017年7月には自治体と他機関との情報連携が開始されます。番号制度の導入は、従来の制度改正とは異なり自治体の多くの業務に影響があるため、全庁的な対応が必要となります。

体制づくり

番号制度の確実な対応にあたりまず行うべきことは体制づくりです。関係する課を庁内から洗い出し、これら「番号制度関係課」を取りまとめる「番号制度主管課」を決定します。「番号制度主管課」は、単に連絡窓口役となるのではなく、番号制度導入までの全体スケジュール管理や予算要求など、番号制度に関して庁内全体を統括する役割を担います。「番号制度主管課」の主導のもと、庁内全体が共通の認識を持ち、番号制度対応に取り組んでいくことが重要です。
「番号制度主管課」を担う課は自治体によって異なりますが、政策企画担当課や情報システム担当課が担う場合が多いようです。

全庁共通的な論点の整理

次に番号制度対応の自治体としての方向性を検討する必要があります。例えば、他機関との情報連携に向けて中間サーバーや団体内統合宛名システムが構築されますが、宛名の統一をどこまで行うのか、未電算業務はどう対応するのかなど、庁内全体で合意形成を図っておくべき論点が多数あります。こうした論点は、番号制度対応の基本方針や基本要件へとつながっていくものなので、十分な洗い出しを行い、関係部署との調整を図ることが重要になります。

影響調査と導入計画の策定

番号制度は幅広い業務・システムに影響があります。その一方、番号法において施行期日が定められており、各自治体では施行期日までに必要な準備を確実に完了させておくことが必要です。そこで、各自治体では関係する業務・システムの範囲を調査し、業務・システムへ与える影響を把握した上で、必要となる作業を洗い出すとともに、施行期日を意識した導入計画の策定が求められます。

▼影響調査と導入計画の策定の流れを図解しました。
[イメージ]影響調査と導入計画策定の流れ

(1)現状調査
番号法の第9条(利用範囲)や第19条(特定個人情報の提供の制限)などから、番号制度により影響のある業務、システム、および、所管部署を調査します。現状の各業務・システムの形態だけでなく、宛名や住登外者の管理状況、ネットワーク構成なども併せて調査することが効率的です。また、調査には各業務・システムの所管部署の協力が不可欠ですので、「番号制度主管課」を中心に役割を明確にしながら、全庁一体となって取り組むことが望ましいと考えます。

(2)実現像策定
現状調査の結果を踏まえ、番号制度導入後の業務・システム像を策定します。
策定する業務・システム像は“理想像”ではなく、自治体固有の制約事項や論点の方向性を取り込んだ“実現像”として描きます。例えば、全体が俯瞰できるシステム概要図や共通的な業務の処理フローなどを作成し、番号制度導入に向けた基本方針や基本要件を整理するとともに庁内全体の周知を図ります。

(3)課題整理
業務・システムの現状と番号制度導入後の業務・システム像との間にある課題を導出し、その解決策を検討します。導出した課題の中には業務/組織に跨るものや中長期的な検討を必要とするものなどざまざまなものが含まれると想定されるため、計画的に対応するためには、分類軸や優先度を設定した上で検討することが重要です。

(4)導入計画策定
課題の整理結果を加味しながら番号制度導入にあたり必要となる作業項目を洗い出し、番号法の施行期日に応じたスケジュールを作成します。スケジュール作成にあたり留意すべき事項として、番号制度対応と並行し他の制度改正対応も行われることが挙げられます。そのため、システムの改修・開発時期については、こうした他の制度改正対応のタイミングも考慮しつつ判断することが必要と考えます。

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(2014年4月9日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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