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戸籍副本データの運用が始まりました

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以前こちらのコーナーでも取り上げた、法務省による戸籍副本データ管理システムの運用が2013年10月から開始されました。2014年3月末には戸籍情報システムを導入しているほぼすべての市区町村で戸籍副本データ管理センター(以下センター)への初回戸籍副本データ移行が完了し、日次運用を開始しています。

どのようなデータが副本データとして送信されているのか

戸籍正本が滅失した場合に、戸籍副本データを用いて戸籍正本を再製します。
戸籍正本の滅失範囲をできる限り最小限にするため、婚姻届や出生届などに基づく戸籍記載情報を、基本的には日次単位でセンターに送信します。

送信の対象は、戸籍情報システムでその日決裁処理されたデータです。業務終了後、戸籍情報システムから戸籍副本データが抽出され、戸籍副本データ管理システムの導入にあわせて各市区町村に導入された市区町村専用装置の中に格納されます。市区町村専用装置内では、各市区町村の様式から法務省統一様式へデータ変換・文字コード変換が実施され、センターに送信されます。

抽出される戸籍副本データは2種類あります。

  1. センター側で参照が可能なデータ
    大規模災害時などで市区町村の戸籍正本が滅失した場合に、市区町村側で戸籍正本データが再製されるまでの間、法務局側で戸籍証明業務(行政証明)に使用されます。
  2. 戸籍情報システムの戸籍正本を再製するためのデータ
    バックアップソフトなどで抽出されたバイナリデータで、センター側で参照はできません。万が一戸籍正本が滅失した場合に戸籍正本を再製するためのデータとなります。なお、センターに保管されている戸籍副本データを使用して戸籍正本を再製できるのは、災害で戸籍正本が滅失した場合のみです。

今後の運用で留意すべきこと

戸籍副本データのうち、センター側で参照するデータ(上記の1)は、市区町村専用装置内で、データ変換・文字コード変換が実施されています。そのため、戸籍情報システムをリプレイスする際、市区町村専用装置の設定変更が必要です。また、設定変更にともない、全戸籍副本データの再送信が必要となります。

これは戸籍情報システムのベンダーが変更になる場合に必要な作業ですが、同一ベンダーの場合であっても、該当する場合があります。また、市区町村専用装置の設定変更は、戸籍情報システムのベンダーではなく、市区町村専用装置導入ベンダーの作業(法務省が調達したベンダー)となります。戸籍情報システムのリプレイスがある場合は、戸籍情報システムのベンダーに加え、市区町村専用装置のベンダーとの作業スケジュール調整が不可欠です。このため、法務局(法務省)にもリプレイス日程を報告する必要があります。

戸籍正本の再製方法

最後に、災害で戸籍正本を滅失してしまった場合に、市区町村がどのような手続き・作業を経てセンターの戸籍副本データから戸籍正本を再製するかご紹介します。

  1. 戸籍正本の滅失報告
    市区町村から管轄法務局に戸籍正本の滅失報告(戸籍法施行規則第9条)が必要となります。この滅失報告は、戸籍副本データ管理システム導入前から規定されている手続きで、報告内容は変わりません。法務省ではこの報告に基づき、センターで保管している戸籍副本データを市区町村に送信する準備を開始します。
  2. 戸籍副本データを受信するための準備
    センターから送信される戸籍副本データは、LGWAN経由で市区町村専用装置で受信します。市区町村側での準備として、市区町村専用装置の設置、LGWANに接続する通信環境の準備が必要となります。
    また、戸籍副本データを取り込む環境として、戸籍情報システム(ハード、ミドル、ソフトウェア等)の準備が必要となります。
  3. 戸籍副本データの受信
    上記の市区町村側の準備状況を踏まえ、戸籍副本データの受信日程を管轄法務局と調整します。調整後、センターから送信された戸籍副本データは、市区町村専用装置に受信・格納します。
  4. 戸籍正本データの再製
    市区町村専用装置から取り出した戸籍副本データを戸籍情報システムに復元することで戸籍正本データを再製します。

(2014年5月14日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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