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埼玉県

現場拝見!導入事例ウォッチング

「ADWORLD 文書管理システム」を活用し全庁ナレッジの基盤を強化

首都圏の立地に、約722万人の県民を擁する埼玉県。充実した交通網と、豊かな自然に恵まれた住みやすい環境で知られています。その行政を担う埼玉県庁は、県民1万人当たりの県職員数が11.5人と、全国平均の約半分です。少ない人数で効率的に行政を運営し、最小費用で最大効果をあげる「最小・最強の県庁」をめざしています。

<課題>
サーバー更改を契機に、文書管理システムの機能強化と公文書管理法への対応を図りたかった

<解決>
信頼性と操作性の継承、機能強化を両立できる「ADWORLD 文書管理システム」を選定

<効果>
公文書管理法への対応と、検索性能や回覧性の向上で全庁ナレッジの利活用基盤を強化

〜お客さまの声〜

サーバー環境とOSの刷新に合わせ文書管理システムを見直す

埼玉県が長年取り組んでいるのが、県政の効率化と県民サービス向上・充実に向けた“電子県庁”の構築です。われわれ総務事務センターは、電子県庁の基盤となる、全庁レベルの文書管理/財務会計/旅費システム、総務事務システムの管理運営を担っています。

文書データは10年以上にわたって蓄積してきた大切なものなので、継承しなくてはなりません。また、職員へのアンケート結果から、強化したいさまざまな機能や公文書管理法への対応を図るには、日立さんのシステムが最適だと判断しました。

操作性が向上し検索機能強化が好評

処理スピードが大幅に向上しました。プログラムの高速化と『BladeSymphony(ブレードシンフォニー) BS500』の処理性能との相乗効果だと思います。
以前のように、起案から登録までに感じた待ち時間がなくなり、業務効率の向上に貢献しています。

画面がとても見やすくなり、ユーザーインターフェースも改良されました。さまざまな機能が、直感的に操作できるようになりました。検索した文書をメールで送る際も、ドラッグ&ドロップ操作で、簡単にファイルを添付できるようになったのはうれしいですね。

新しい検索機能と、処理性能のアップには非常に満足しています。長年にわたって蓄積された文書資産、他課の業務ノウハウやアイデアなどを、今まで以上にすばやく探し出し、再活用が容易になりました。この環境が整備されたことで、本当の意味でのナレッジマネジメントの基盤が整ったと、大きな手応えを感じています。われわれが評価するこれらの機能のほとんどは、ADWORLD 文書管理システムの標準機能として提供されていました。パッケージ製品としても、非常に優れていると評価できます。

公文書管理法への対応とナレッジマネジメントの実現へ

今まで、確認や承認が必要な文書は、一度、文書管理システムにログインしてから階層をたどり、探し出す作業が必要でした。しかし新システムでは、業務ポータル上に各人向けの回覧文書が一覧表示され、そのまま閲覧が可能です。
作業もれや遅延がなくなり、情報伝達のスピードが、非常に速くなりました。
公文書管理法への対応機能も備わっています。住民の皆さまへの情報公開基盤として、運用性と信頼性がさらに増した点も、大きなメリットだと考えています。

(2014年6月11日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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