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番号制度(8)職員研修

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個人番号の通知が約1年後に迫る中、自治体では番号制度導入に向け、国が示すスケジュールに則って準備が進められています。そして、デジタルPMO(※)や各種説明会を通じて自治体に徐々に詳細情報が展開されはじめています。

※内閣官房が公開している社会保障・税番号制度の運用開始に向け、国・自治体・各データ保有機関の連携を図るための番号制度に関する情報共有を目的としたコミュニケーションツール

自治体における番号制度への対応状況

番号制度導入スケジュールに則り、法整備では「別表第二主務省令」のパブリックコメントが募集され、また、特定個人情報保護評価の参考となる「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(案)」のパブリックコメントも募集されました。
特定個人情報保護評価においては、例えば住民基本台帳業務に関しては西尾市(愛知県)や郡山市(福島県)などでパブリックコメントが行われ、高槻市(大阪府)などでは評価が終了しすでに公表されるなど対応が進んでいます。

一方、システム改修に関しては、中間サーバーの「システム方式設計書(1.1版)」が公表され、「既存住基システム改造仕様書(6.0版)」および、住基ネットの統合端末に関係する「市町村機器整備概要(3.0版)」が公表されるなど、続々と情報が公開されています。さらに国税庁や厚生労働省でも番号制度に関するページが開設され、各省庁の動きも活発化しています。このように各関係機関から発信される各種情報をもとに、各自治体では条例の見直し、業務の影響調査、システム改修などの準備が進められています。

2015年度前半に実施すべき職員研修

着々と準備が進む中、国が示す番号制度導入スケジュールにあるように、2015年10月の番号通知の前に実施すべき準備の一つとして、2015年度前半から「職員研修」を始めることが求められています。

職員研修を行う理由は、番号制度はこれまでの法改正対応と異なり、幅広い事務に影響があり、かつ、法律で個人番号や法人番号などの利用範囲が定められているためです。つまり、「誰が、何に利用してよいのか」を自治体の職員に対し周知する必要があります。

▼番号制度導入スケジュールはこちら
番号通知までにやるべきことが一覧できます。
[イメージ]番号制度導入スケジュール

職員研修の必要性

番号制度は多くの業務に影響を及ぼしますが、番号制度に直接かかわらない職員も、番号制度がどのようなものか、基本的な知識を身につけておく必要があります。なぜなら、個人番号や特定個人情報はその利用・提供について、法律で定められており、正当な理由なく、個人番号や特定個人情報を他に利用・提供などした場合には、重い罰則を科されることになるためです。どのような場合(事務)に、個人番号や特定個人情報を利用・提供可能で、どのような場合(事務)に利用・提供してはいけないのか、個人番号や特定個人情報を取り扱う職員はもちろん、取り扱わない職員も把握しておく必要があります。そのためにも、多くの職員に対して研修を行う必要があるのです。

職員研修を行う上での懸念事項

番号制度についての基礎知識を身につける必要がある一方で、自治体の職員一人ひとりが膨大な情報から必要な情報を見つけ出し、読み解き、理解することは非常に手間であり、困難です。

そこで、職員研修の開催が考えられますが、開催にあたっては、情報を幅広く収集し、内容を噛み砕きつつポイントをまとめあげる必要があります。通常業務がある中で自治体の職員がこれら作業を行い、職員に周知徹底することは、大きな負担になると考えています。

日立グループの「職員向け番号制度研修(導入編)」のご紹介

日立グループでは、自治体職員に効率的に周知すること、および周知する際の自治体内における負担軽減に資するソリューションとして、「自治体職員向け研修サービス(導入編)」を用意しています。

このソリューションでは、番号制度の大枠を解説し、どのような仕組みで成り立っているのか、どのようなスケジュールで進むのか、また、業務・システムに及ぼす影響について最新の情報を整理し、「番号通知」「番号利用」「情報連携」「特定個人情報保護評価」の観点で説明します。

「番号通知」:住登者に対する番号の発行、通知手順などについて説明します。
「番号利用」:利用が認められている業務や、利用方法について説明します。
「情報連携」:情報連携の仕組みを、一般的な業務の流れに沿って説明します。
「特定個人情報保護評価」:必要性をはじめ評価対象や評価方法について説明します。

日立グループでは、今後も「自治体向け番号制度導入支援ソリューション」に新たなソリューションを用意して参ります。システム改修に資するソリューションなども設けております。お困りのことがあれば日立グループ営業にお声がけください。

(2014年12月10日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

[リンク]自治体向け番号制度導入支援ソリューションのページへ

自治体での論点整理を始め、影響調査や導入計画策定を支援するサービスも設けておりますので、お困りのことがあれば日立グループ営業にお声がけください。

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