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個人番号利用開始まで1年を切りました。番号制度導入にともない、自治体での個人情報の取扱いをより厳格に行うことが求められ、それに対応するものとして、特定個人情報保護委員会より「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)」が提示されています。今回はそのガイドラインについてご紹介します。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインの目的・位置付け

このガイドラインには、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、番号法)に則り行政機関、自治体などが特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な指針が定められています。
個人情報の適正な取扱いという観点では、すでに個人情報保護法などの他、自治体での条例などの一般法で各種保護措置が定められています。番号法は個人番号を含めた個人情報(=特定個人情報)の取扱いに関する一般法の特例を規定した特別法という扱いであり、このガイドラインでは、番号法に規定のないものは一般法を遵守することを前提に指針が示されています。
ガイドラインの中では、「しなければならない」および「してはならない」と表現されている事項がありますが、それらに従わなかった場合は、法令違反と判断される可能性があると記述されており、こうした表現で記載されている内容は特に注意しなければなりません。

ガイドラインの構成

ガイドラインには、「特定個人情報の利用制限」、「特定個人情報の安全管理措置等」、「特定個人情報の提供制限等」、「特定個人情報保護評価」、「行政機関個人情報保護法等の主な規定」といった観点ごとに、自治体が遵守すべき特定個人情報を取扱う際の基本的なルールと事例が記載されています。特に事例は、実際の事務を例に考え方が示されており、取扱いについての理解を深められるよう配慮されています。自治体は、ここに記載されている内容を参考に、番号制度導入後の実際の業務運用を設計していくことが求められます。

上記に挙げた項目のうち「特定個人情報の安全管理措置等」は別添の資料が用意され、具体的な手法が例示されています。また、特定個人情報の取り扱いに向けた業務運用の見直しやシステム面での対応の検討に直結した内容が示されています。

特定個人情報の安全管理措置

番号法では、行政機関および自治体などは、特定個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならないとされています。ガイドラインの別添には措置の検討手順と講ずべき措置の内容が示されています。講ずべき措置では、各措置を実施する際の手法が例示されています。例えば、特定個人情報等へのアクセス状況の記録における項目例、事務取扱担当者の識別方法等の具体的内容が示されています。
そのため、自治体において安全管理措置の対応を検討する上で、別添で示されている内容は重要となります。

  1. 安全管理措置の検討手順
    • (1)個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化
    • (2)特定個人情報等の範囲の明確化
    • (3)事務取扱担当者の明確化
    • (4)基本方針の策定
    • (5)取扱規程等の見直し等
  2. 講ずべき安全管理措置の内容
    • (1)基本方針の策定
      特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むための基本方針を策定
    • (2)取扱規程等の見直し等
      個人番号を取扱う事務における事務の流れを整理し、事務における特定個人情報等の取扱いの範囲、取扱担当者の明確化、取扱規程等の見直し等の実施
    • (3)組織的安全管理措置
      組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
    • (4)人的安全管理措置
      事務取扱担当者の監督、事務取扱担当者の教育
    • (5)物理的安全管理措置
      特定個人情報等を取り扱う区域の管理(入退室管理、情報システム室等の管理)、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
    • (6)技術的安全管理措置
      アクセス制御、アクセス者の識別と認証、不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止

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(2015年1月14日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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