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さいたま市

現場拝見!導入事例ウォッチング

自治体業務の正確性・効率向上とコスト削減を支援する「ADWORLD 文書管理システム」

【課題】
行財政改革の一環として進めている文書の電子化率向上をさらに加速させたい

【解決】
「ADWORLD 文書管理システム」にユーザー要望を反映した機能を強化

【効果】
閲覧性や操作性、検索性能の向上、電子決裁を軸とした文書管理基盤の強化を実現

伝統文化と最新の都市機能をバランスよく混在させながら、発展を続けるさいたま市。人口126万人、全国13番目に政令指定都市となった同市では、「市民一人ひとりがしあわせを実感できる都市」を実現するための「しあわせ倍増プラン2013」、「市民・企業から選ばれる都市」を実現するための「成長戦略」および「高品質経営」市役所への転換を図る「行財政改革推進プラン2013」をそれぞれ推進中です。

文書事務の電子化推進に全庁あげて取り組む

「その行財政改革の一環として進めているのが文書事務のペーパーレス化です。
文書事務の電子化を進めることで業務効率を向上させ、紙資源とコストを削減するために、2016年度末までに電子化率を50%とする目標を定めています」と総務局総務部 総務課 主事の近藤 翼氏は語ります。総務課が庁内各局に競わせる形で毎月発表する文書の電子化率や積極的な啓発キャンペーン、紙出力削減の取り組みなどにより、電子化率は年々右肩上がりに向上。2015年6月時点で目標値を上回っていますが、更なる向上に努めています。

こうした業務改善の大きな推進力となっているのが、2005年から導入されている日立の「ADWORLD 文書管理システム」です。誰にでもわかりやすい操作性、充実した検索機能などを評価されて選ばれた同システムに対し、ユーザーのさまざまな要望を盛り込んだ機能強化を実施し、2015年3月より最新バージョンで稼働を開始しました。

現場からの要望を的確に反映

「機能の追加や使い勝手向上に関するユーザーからの要望を総務課と一緒に検討し、日立に反映してもらうことで機能強化してほしいとお願いしてきました。
結果として非常に満足のいくものができたと思います」と市民局 市民生活部情報システム課 主任の國井 正和氏は笑顔で語ります。その一例として挙げられるのが、現場から好評だという「一時保存機能」です。

「市役所では市民の皆さまへの窓口対応や電話応対などで業務中に席を外すことがよくあります。従来は作業中の文書をそのまま放置しておくとタイムアウトとなり、また最初から作業をやり直さなければなりませんでした。しかし今回新たに一時保存機能が加わったことで、離席してもすぐに業務を再開でき、作業中だったことを忘れてしまうリスクが減ったと喜ばれています」と近藤氏は語ります。

(2015年9月9日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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