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2015年10月よりいよいよ個人番号の通知が始まります。自治体では番号制度導入に向け、行政機関としてさまざまな準備をされてきました。一方、民間企業では、番号制度への対応準備として、従業員の個人番号を収集し、適切な取り扱いができるよう準備することが求められています。アルバイトやパートを含め、自社の従業員の税と社会保障に関する手続きなどを行うために、個人番号が必要となるからです。この準備は、自治体においても必要です。

職員の個人番号を収集する

番号制度が導入されると、税と社会保障に関する手続きを行うために、自治体でも職員に対して個人番号の提供を求める必要があります。個人番号を収集する際は、あらかじめ利用目的を特定し、職員に通知または公表すること、そしてなりすまし防止のために本人確認することが必須です。本人確認は、以下の二つの観点で行います。

  1. 番号確認:正しい番号であることの確認
  2. 身元確認:その人が番号の正しい持ち主であることの確認

個人番号カードを持っている場合は、個人番号カードのみで番号確認と身元確認ができます。持っていない場合は、通知カードもしくは個人番号の記載された住民票の写しなどで番号確認を行い、運転免許証などで身元確認を行います。
なお、職員に扶養家族がいる場合は、扶養家族の個人番号も収集対象となりますが、扶養家族の本人確認は扶養する職員が責任を持って行うこととなっています。さらに、支払調書に記載する謝金の支払先など、職員以外の個人番号についても収集する必要があるのでご注意ください。
取得した個人番号は適正に保管・利用・提供することが求められており、職員が退職した場合などで個人番号の利用がなくなる場合は、文書管理に関する規程などによって定められている保管期間の経過後、できるだけ速やかに廃棄または削除することになっています。
このような個人番号を収集するという新たな事務に備え、自治体においては、既存の運用を見直しておく必要があります。

個人番号を適切に取り扱うための安全管理措置

職員から収集した個人番号は、番号法で限定的に定められている場合以外は、利用・提供が禁じられており、個人番号の漏えいや不正利用があった場合は、法的な罰則が科せられます。罰則は従来と比較しても厳しいものとなっており、特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関・地方公共団体等編)」を踏まえて、組織として個人番号および特定個人情報を適正に取り扱うための基本方針や取扱規程などのルールを策定する必要があります。さらに、ルールを徹底するための職員研修や、技術的なセキュリティ対策を取るなど、必要かつ適切な安全管理措置を講ずることが求められています。
講ずべき安全管理措置としては、以下があげられています。

  1. 組織的安全管理措置
    組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
  2. 人的安全管理措置
    事務取扱担当者の監督・教育
  3. 物理的安全管理措置
    特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
  4. 技術的安全管理措置
    アクセス制御、アクセス者の識別と認証、不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止

なお、本ガイドラインの中で、「しなければならない」および「してはならない」と記述している事項については、これらに従わなかった場合、法令違反と判断される可能性があります。そのため、自治体においては、個人情報の保護に関する取扱規程の見直しなどを行い、特定個人情報などを取り扱う体制の整備および人事・給与システムの改修を行うなど、「組織」「人」「物理」「技術」各側面での対応が必要となります。

同様に、個人番号と紐付ける特定個人情報についても、漏えいやその他の事態を発生させるリスクを軽減する必要があり、特定個人情報保護評価書に記載したすべての措置を講ずるものとしています。

業務への影響は?

番号制度導入で影響のある手続きは具体的にはどれになるのでしょうか。国税分野や社会保障分野での関係書類の番号記載時期や本人確認方法が各行政機関のWebに掲載されているので、まずはそちらを確認されると良いでしょう。
例えば、番号制度施行にともなう様式変更の有無などを確認し、自治体において影響範囲はどこまでかを把握することが必要です。共済組合への報告データなどにも影響があるため、検討漏れがないよう注意が必要です。
なお、対象となる書類を取り扱う業務を明確化すると同時に、その業務の担当者や管理者についても明確化し、個人番号関係事務実施者として定義することが求められています。

なお、これらの個人番号関係の事務は外部に委託することができます。ただし、委託者(自治体など)は委託先において、番号法に基づき個人番号関係事務を行う委託者(自治体など)が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う必要があります。

いつまでに対応すればいいの?

個人番号は通知カードが配布される2015年10月から収集が可能ですが、収集する前に必要な安全管理措置を講じ、人事・給与など影響のあるシステムの改修を終わらせておく必要があります。実際に職員から収集した個人番号を申請書などに記載するのは2016年1月からで、健康保険や厚生年金保険は2017年1月からの予定です。2016年末には年末調整や源泉徴収など大量の処理が発生する最初の利用ピークがきます。それまでに適切な取り扱いが徹底できるようにしておきましょう。

▼国が示す対応スケジュール
[イメージ]国が示す対応スケジュール

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(2015年9月24日)

  • * 記事の内容は配信時点での情報をもとに作成しているため、その後の動向により、記載内容に変更が乗じている可能性があります。

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